FinansePolska

KSeF w pigułce, czyli jak sprawnie przygotować się na obowiązkowe korzystanie z e-faktur

Już niebawem wszystkich przedsiębiorców w Polsce czeka rewolucja. Już najprawdopodobniej w 2024 roku wszystkie organizacje działające w Polsce będą musiały obowiązkowo korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur. Na razie do tej zmiany przygotowują się tylko nieliczne firmy. Czy warto już teraz pójść w ich ślady?

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur

Platforma KSeF (Krajowy System e-Faktur) to rządowy system do wystawiania, otrzymywania i rejestrowania faktur ustrukturyzowanych. Od 1 stycznia 2022 roku można z niego korzystać dobrowolnie, tzn. albo wystawiać faktury ustrukturyzowane, albo pozostać przy dotychczasowych wariantach. Z początkiem roku 2024 Krajowy System e-Fakur stanie się rozwiązaniem obowiązkowym dla wszystkich polskich przedsiębiorców: VAT-owców, zwolnionych z VAT oraz zidentyfikowanych do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadających polski identyfikator podatkowy NIP.

Jak wystawiać faktury ustrukturyzowane w KSeF?

Faktury ustrukturyzowane w KSeF muszą być zapisane w odpowiednim formacie XML i posiadać określoną strukturę logiczną określoną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na ePUAP. Podatnicy, którzy chcą wystawiać je już teraz, mogą:

  1. skorzystać z bezpłatnych, testowych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów;
  2. zaopatrzyć się w komercyjne systemy zintegrowanie z KSeF.

Warto pamiętać, że rozwiązania MS to wersje demo o ograniczonej funkcjonalności. Nie wiadomo, jak będą wyglądały wersje finalne. Nietrudno jednak przewidzieć, że pod wieloma względami raczej trudno im będzie zastąpić zaawansowane narzędzia od profesjonalnych dostawców. Zwłaszcza w firmach obsługujących wielu klientów, w tym podmioty publiczne.

Jak skutecznie przygotować się na e-faktury?

Po pierwsze, nie zostawiaj przygotowań na ostatnią chwilę. Im wcześniej wdrożysz w firmie sprawne e-fakturowanie, tym lepiej.

Po drugie, sprawdź, czy nie dysponujesz już oprogramowaniem do obsługi faktur elektronicznych umożliwiającym integrację z KSeF. Jeśli nie, już teraz rozpocznij poszukiwania dedykowanego rozwiązania.

Po trzecie, zanim wybierzesz program, określ dokładnie potrzeby Twojej firmy. Odpowiedz sobie:

  • Jakie faktury wystawiasz – wyłącznie elektroniczne, czy również papierowe?
  • Czy Twoi klienci działają na terenie Polski, czy również zagranicą?
  • Czy realizujesz zlecenia dla podmiotów publicznych?

Przykładowo, jeśli obsługujesz faktury elektroniczne i papierowe, w tym od klientów zagranicznych, potrzebny Ci system OCR. Dla faktur od organów państwowych potrzebna Ci będzie integracja z PEF (Platforma Elektronicznego Fakturowania). Warto wybrać program, który wesprze Cię w każdym z powyższych obszarów.

Po czwarte, gdy już znajdziesz dedykowany system, zwróć uwagę, czy dostawca oprogramowania zapewnia kompleksowe przeszkolenie z jego obsługi.

Korzyści z KSeF i e-fakturowania

Jeśli wciąż zastanawiasz się, czy warto zawczasu zaprzyjaźnić się z e-fakturowaniem do KseF, zwróć uwagę na dwie kwestie.

Pierwszą z nich jest fakt, że prędzej czy później i tak będziesz musiał to zrobić. Lepiej przejść ten proces na spokojnie, bez stresu czy kosztownych błędów.

Zobacz także: Numer NIP, co warto wiedzieć?

Druga kwestia to realne korzyści z e-faktury: oszczędność czasu, miejsca oraz pieniędzy, co przekłada się pozytywnie na efektywność pracy. Ponieważ obieg dokumentów odbywa się w środowisku cyfrowym, jest szybszy i bardziej uporządkowany. E-faktury doręczane są natychmiastowo, co zwykle przyspiesza finalizowanie transakcji finansowych.

Wszelkie prawa do treści zastrzeżone.

Polecane artykuły

Back to top button

Adblock Detected

Please consider supporting us by disabling your ad blocker