KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur
Platforma KSeF (Krajowy System e-Faktur) to rządowy system do wystawiania, otrzymywania i rejestrowania faktur ustrukturyzowanych. Od 1 stycznia 2022 roku można z niego korzystać dobrowolnie, tzn. albo wystawiać faktury ustrukturyzowane, albo pozostać przy dotychczasowych wariantach. Z początkiem roku 2024 Krajowy System e-Fakur stanie się rozwiązaniem obowiązkowym dla wszystkich polskich przedsiębiorców: VAT-owców, zwolnionych z VAT oraz zidentyfikowanych do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadających polski identyfikator podatkowy NIP.
Jak wystawiać faktury ustrukturyzowane w KSeF?
Faktury ustrukturyzowane w KSeF muszą być zapisane w odpowiednim formacie XML i posiadać określoną strukturę logiczną określoną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na ePUAP. Podatnicy, którzy chcą wystawiać je już teraz, mogą:
- skorzystać z bezpłatnych, testowych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów;
- zaopatrzyć się w komercyjne systemy zintegrowanie z KSeF.
Warto pamiętać, że rozwiązania MS to wersje demo o ograniczonej funkcjonalności. Nie wiadomo, jak będą wyglądały wersje finalne. Nietrudno jednak przewidzieć, że pod wieloma względami raczej trudno im będzie zastąpić zaawansowane narzędzia od profesjonalnych dostawców. Zwłaszcza w firmach obsługujących wielu klientów, w tym podmioty publiczne.
Jak skutecznie przygotować się na e-faktury?
Po pierwsze, nie zostawiaj przygotowań na ostatnią chwilę. Im wcześniej wdrożysz w firmie sprawne e-fakturowanie, tym lepiej.
Po drugie, sprawdź, czy nie dysponujesz już oprogramowaniem do obsługi faktur elektronicznych umożliwiającym integrację z KSeF. Jeśli nie, już teraz rozpocznij poszukiwania dedykowanego rozwiązania.
Po trzecie, zanim wybierzesz program, określ dokładnie potrzeby Twojej firmy. Odpowiedz sobie:
- Jakie faktury wystawiasz – wyłącznie elektroniczne, czy również papierowe?
- Czy Twoi klienci działają na terenie Polski, czy również zagranicą?
- Czy realizujesz zlecenia dla podmiotów publicznych?
Przykładowo, jeśli obsługujesz faktury elektroniczne i papierowe, w tym od klientów zagranicznych, potrzebny Ci system OCR. Dla faktur od organów państwowych potrzebna Ci będzie integracja z PEF (Platforma Elektronicznego Fakturowania). Warto wybrać program, który wesprze Cię w każdym z powyższych obszarów.
Po czwarte, gdy już znajdziesz dedykowany system, zwróć uwagę, czy dostawca oprogramowania zapewnia kompleksowe przeszkolenie z jego obsługi.
Korzyści z KSeF i e-fakturowania
Jeśli wciąż zastanawiasz się, czy warto zawczasu zaprzyjaźnić się z e-fakturowaniem do KseF, zwróć uwagę na dwie kwestie.
Pierwszą z nich jest fakt, że prędzej czy później i tak będziesz musiał to zrobić. Lepiej przejść ten proces na spokojnie, bez stresu czy kosztownych błędów.
Zobacz także: Numer NIP, co warto wiedzieć?
Druga kwestia to realne korzyści z e-faktury: oszczędność czasu, miejsca oraz pieniędzy, co przekłada się pozytywnie na efektywność pracy. Ponieważ obieg dokumentów odbywa się w środowisku cyfrowym, jest szybszy i bardziej uporządkowany. E-faktury doręczane są natychmiastowo, co zwykle przyspiesza finalizowanie transakcji finansowych.
