Od czego zacząć planowanie realizacji firmowych projektów? To nie takie trudne!
W praktyce wszystko staje się łatwiejsze, kiedy wdrożysz w firmie zaawansowane oprogramowanie dostosowane do indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa. Korzystając z programu do zarządzania projektami, możesz swobodnie planować działania, przypisywać pracowników do konkretnych działań, tworzyć raporty, a także budować od podstaw portfele projektów.
Na początek…
- Określ cel projektu – musisz wiedzieć, co dokładnie chcesz osiągnąć. Czy projekt ma zwiększyć sprzedaż? Usprawnić obsługę klienta? A może wdrożyć nowe narzędzie? Jasny cel to fundament, bez którego trudno zaplanować kolejne kroki.
- Zbierz zespół i role – nie zrobisz wszystkiego sam. Zastanów się, kogo potrzebujesz do realizacji zadania. Wyznacz odpowiedzialności. Dzięki temu unikniesz nieporozumień i opóźnień. Każdy będzie wiedział, za co odpowiada.
- Rozpisz główne etapy i terminy – plan musi mieć ramy. Podziel projekt na konkretne kroki. Ustal, co trzeba zrobić, kiedy i w jakiej kolejności. Nie przesadzaj z detalami – wystarczą główne punkty. Potem je dopracujesz.
- Zidentyfikuj ryzyka – lepiej być przygotowanym. Zastanów się, co może pójść nie tak. Czy grozi Ci opóźnienie? A może brak zasobów? Im wcześniej to przewidzisz, tym łatwiej Ci będzie zareagować, gdy coś się wydarzy.
Kiedy masz już podstawy, możesz przejść do bardziej skomplikowanych działań i finalnie realizacji przyjętych projektów. Im precyzyjniej wszystko zaplanujesz, tym większa szansa, że uda Ci się zoptymalizować koszty i przyspieszyć czas realizacji konkretnych działań w firmie.
Czym właściwie są portfele projektowe i dlaczego to takie ważne?
Portfele projektowe to zbiór firmowych projektów, w którym zawarte są najskuteczniejsze metody ich realizacji i wskazówki optymalizujące pracę wszystkich osób odpowiedzialnych za ich realizację.
Krótko mówiąc, to jedno z narzędzi pozwalających na zarządzanie firmowymi projektami – zarówno tymi własnymi w związku z rozwojem działalności, jak i czynnościami na rzecz klientów. Zarządzanie portfelem projektów to złożony proces wymagający skutecznej koordynacji, nadawania priorytetów, odpowiedniego rozmieszczenia zasobów oraz stałego monitorowania spójności działań – tak, aby wszystkie projekty wspólnie wspierały realizację celów zamierzonych w danym portfelu.
Zdarza się też, że niektóre projekty w firmie mają wspólne cele, a wtedy warto połączyć je w grupę. Do tego służą właśnie portfele projektowe, do których „wrzucisz” wszystkie istotne działania, a także zespoły odpowiedzialne za ich realizację.
To jeden z kluczowych elementów w strategicznym zarządzaniu projektami biznesowymi!
Dlaczego warto korzystać z opcji zarządzania portfelami projektów w oprogramowaniu dla firmy?
Powodów jest mnóstwo, ale najistotniejszy jest fakt, że budowanie portfeli projektowych pozwala na szybką identyfikację ryzyka w wielu obszarach obejmujących konkretne projekty. Dzięki temu dostrzeżesz globalne problemy, ułatwisz sobie zarządzanie budżetem, a także wykorzystasz tylko tyle zasobów, ile rzeczywiście jest potrzebnych dla danego projektu.
Pamiętaj, że oprócz oprogramowania przyda Ci się wiedza z zakresu zarządzania portfelami projektów. W tym przypadku kluczowe działania to selekcja projektów do portfela, definicja istotnych celów do osiągnięcia oraz raportowanie działań, które przybliżyły firmę do zrealizowania założeń projektowych.
