KSeF w branży retail – jak wykorzystać EDI, by ułatwić przejście na e-fakturowanie
Branża retail od lat należy do najbardziej zaawansowanych technologicznie sektorów pod względem cyfryzacji procesów biznesowych. Sieci handlowe i ich dostawcy od dawna korzystają z elektronicznej wymiany danych (EDI), aby zautomatyzować obieg zamówień, awiz dostaw i faktur. W perspektywie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) ta przewaga technologiczna może okazać się kluczowa — firmy handlowe mogą szybciej, taniej i bezboleśnie wdrożyć nowe wymagania.
Retail od lat pracuje na EDI
W sektorze handlu detalicznego większość transakcji odbywa się przy użyciu EDI. Dane o zamówieniach, dostawach i fakturach przepływają między systemami informatycznymi sprzedawców i producentów całkowicie automatycznie — bez udziału człowieka. Dzięki temu:
- dokumenty trafiają do kontrahenta w czasie rzeczywistym,
- ryzyko błędów i duplikatów jest minimalne,
- czas realizacji zamówień i rozliczeń jest znacznie krótszy.
Ten ustandaryzowany model pracy idealnie wpisuje się w logikę działania KSeF, który również wymaga, by dane były przesyłane w ustrukturyzowanym formacie i bezpośrednio między systemami.
Dlaczego EDI ułatwia wdrożenie KSeF
Firmy korzystające z EDI mają ogromną przewagę startową. Ich dokumenty już dziś zawierają komplet danych potrzebnych do utworzenia faktury ustrukturyzowanej w formacie XML, a procesy są w dużym stopniu zautomatyzowane.
W praktyce oznacza to, że integracja z KSeF może sprowadzać się do:
- dodania modułu, który konwertuje dane EDI do formatu FA(2/3) wymaganego przez KSeF,
- przesyłania ich do KSeF i odbierania zwrotnych komunikatów (UPO i numerów KSeF),
- aktualizacji procesów księgowych o obsługę nowych statusów dokumentów.
Dzięki temu wdrożenie przebiega szybciej i z mniejszym ryzykiem błędów niż w firmach, które nie mają jeszcze elektronicznego obiegu dokumentów.
Retail to jedna z branż najlepiej przygotowanych do obowiązkowego KSeF. Firmy handlowe od lat pracują na EDI, co oznacza, że mają już ustandaryzowane dane i zautomatyzowane procesy. W takich przypadkach wdrożenie KSeF sprowadza się głównie do technicznego podłączenia istniejących strumieni danych do systemu Ministerstwa Finansów. To duże ułatwienie w porównaniu z firmami, które wciąż wystawiają faktury ręcznie
— Jakub Kłębokowski, Business Development Manager, Infinite IT Solutions
Infinite IT Solutions od lat jest jednym z wiodących operatorów EDI w branży retail i współpracuje z największymi sieciami handlowymi w Polsce i Europie. Firma wspiera klientów w dostosowaniu istniejących platform EDI do wymagań KSeF, oferując gotowe moduły integracyjne oraz pełne wsparcie techniczne i merytoryczne podczas całego procesu wdrożenia.
Dzięki temu sieci handlowe i ich dostawcy mogą płynnie przejść na e-fakturowanie — bez zakłócania bieżących procesów i bez ryzyka opóźnień w rozliczeniach z kontrahentami.
Branża retail, dzięki wieloletniemu doświadczeniu z EDI, jest w wyjątkowo korzystnej sytuacji w kontekście obowiązkowego KSeF. Wykorzystanie istniejących rozwiązań do obsługi elektronicznego obiegu dokumentów znacząco skraca czas i koszty wdrożenia. Z kolei współpraca z doświadczonym operatorem takim jak Infinite IT Solutions pozwala przejść cały proces bezpiecznie, terminowo i bez zakłócania codziennej działalności firmy.
