Paperless, czyli firma bez papierowych dokumentów? Sprawdzamy, czy to możliwe

Elektroniczne dokumenty w firmie mają szansę zastąpić papierowe? Idea paperless, czyli firmy bez papieru powoli staje się standardem w biznesie. Może wiele ułatwić. Tylko czy warto? Czy papier zniknie całkowicie z firm? O tym nie marzyli nawet Bill Gates ani Steve Jobs. Wiąże się to jednak z pewnymi zagrożeniami i wcale nie chodzi o cyberbezpieczeństwo.

Jakie plany mieli Bill Gates i Steve Jobs?

Bill Gates już w 1975 r. doszedł do wniosku, że nadejdą takie czasy, gdy komputer osobisty będzie mieć każdy z nas w swoim domu na biurku. Podobne wyobrażenia przyszłości miał Steve Jobs, gdy rok później wraz z Steve’em Woźniakiem zakładał Apple Computer.

W tamtych czasach najważniejsze postacie, które „rozdawały karty” na rynku innym graczom – taki pomysł uważały po prostu za głupi. Gordon Moore, wieloletni wiceprezes wykonawczy, prezydent, prezes i dyrektor generalny Intela miał nawet przyznać, że w latach 70-tych jedyne zastosowanie dla komputera w domu, jakie widział – było przechowywanie przepisów kulinarnych.

Zobacz także: Polska w tyle Europy! Tylko 43% osób ma podstawowe umiejętności cyfrowe

W 1977 r. Ken Olsen, prezes Digital Equipment Corporation, drugiej pod względem wielkości firmy komputerowej na świecie miał powiedzieć „Nie ma najmniejszego powodu, żeby ktokolwiek miał komputer w domu”. Bill Gates był innego zdania. I pozwoliło mu to zarobić gigantyczne pieniądze.

Rewolucja cyfrowa trwa od lat 70-tych

Rewolucja przemysłowa rozpoczęła się w XVIII wieku w Anglii. Od II połowy XX wieku trwa rewolucja informacyjna. Jest ona skutkiem szybkiego postępu w telekomunikacji, mikroelektronice oraz w informatyce. Wcześniej do pracy musieliśmy dojeżdżać, teraz to coraz częściej praca przychodzi do nas, do domu za pomocą komputera. W dobie pracy zdalnej możemy zauważyć, że choć przez cały dzień nie ruszyliśmy się z domu, to rozmawialiśmy z wieloma osobami, widzieliśmy się w trakcie wideokonferencji, wspólnie coś robiliśmy i razem przeżywaliśmy wiele chwil. Te wszystkie rzeczy były jak najbardziej realne, choć… cały dzień fizycznie siedzieliśmy sami.

Zobacz także: Europa coraz więcej inwestuje w cyfryzacje! Doganiamy Stany Zjednoczone

Możemy zauważyć, że coraz więcej dóbr, które kupujemy, nie ma już fizycznej postaci. Nie są to już kasety VHS czy płyty DVD, ale Netflix z dostępem do filmów, których materialnie w domu nawet nie mamy. Podobnie jest z muzyką, choć płyty – podobnie jak papierowe książki – można nadal kupić w sklepach.

Oczywiście ciągle kupujemy ubrania i jedzenie. Jednak coraz częściej robimy to przez Internet, a zamówiony towar odbieramy spod drzwi lub paczkomatu. Paczkomaty nigdy by nie powstały, gdyby nie powszechny dostęp do komputerów i Internetu.

Dokumenty papierowe czy elektroniczne? Gdyby nie Apple, Microsoft, Amazon i Google wszystko nadal robilibyśmy papierowo

Według Best Global Brands 2023 wśród najwięcej wartych firm technologicznych są Apple (502,680 mln $), Microsoft (316,659 mln $), Amazon (276,929 mln $), Google (260,260 mln $), Samsung (91,407 mln $).

Aktualny model biznesowy firmy Apple zaczął powstawać w 2001 r. To właśnie wtedy na rynek został wprowadzony iPod. Umożliwiał kopiowanie do pamięci wewnętrznej utworów muzycznych choćby z płyt CD. Można było je potem z niego odtwarzać.

Platforma iTunes Music Store powstała dwa lata później jako komplementarna i zintegrowana z iPodem usługa. Umożliwiała użytkownikom zakup oraz pobieranie muzycznych plików cyfrowych. Można ją poniekąd uznać za pierwowzór serwisu Spotify. Powstawanie modelu biznesowego zakończyło uruchomienie platformy App Store oraz wprowadzenie na rynek w 2008 r. iPhone’a. Model ten opiera się zarówno na sprzedaży fizycznych produktów oraz komplementarnego oprogramowania, jak i usług z nimi związanymi. Zamykasz MacBooka, a dokumenty, nad którymi pracowałeś, są już w iPhone i na iPadzie.

Zobacz także: Pamiętasz te firmy? Z rynku zmiotła je cyfrowa rewolucja

Microsoft skupił się na produkcji oprogramowania do komputerów. Najbardziej znanym jest system operacyjny Windows i Microsoft Office. Bez niego wielu z nas nie wyobraża sobie pisania i tworzenia dokumentów. Powstał w 1983 r., gdy w powszechnym użyciu były jeszcze maszyny do pisania. Konkurencyjne pakiety biurowe to m.in. LibreOffice, AbiWord lub OpenOffice Writer.

Natomiast Google koncentruje się na usługach związanych z Internetem. Ma również swój własny system operacyjny na urządzenia mobilne. To znany przez wszystkich Android.

Użytkownicy usług zarówno od Apple, Microsoftu, jak i Google mogą liczyć na bezpłatne miejsce w chmurze, gdzie mogą trzymać swoje dokumenty. Daje to dostęp do plików z wielu różnych urządzeń po zalogowaniu.

Zobacz także: Rowery cargo przyszłością miejskiej logistyki? Jest dużo taniej i bardziej eko

Masz problem z zalogowaniem się do e-PIT-u, a chcesz rozliczyć swoje podatki? Albo jesteś studentem i używasz USOS-a? Albo jako przedsiębiorca wystawiasz e-Faktury w KSeF-ie? Może sprawdzasz w portalu ZUS-u, czy składki są zapłacone? Może robisz zakupy przez Internet?

Bez tych kilku firm, bez Google, Microsoftu i Google – niewykluczone, że nadal PIT trzeba byłoby składać w papierowej formie do urzędu skarbowego. To dlatego, że przesyłanie elektronicznych dokumentów – mogłoby być zupełnie inne.

Idea paperless. Czy papier zniknie całkowicie z polskich firm?

Kolejnym krokiem w zmianach ma być likwidacja papierowych dokumentów. A przynajmniej takie wyobrażenia ma dzisiaj część osób chcących wprowadzać innowacje.

– Trudno uwierzyć mi, że papierowe dokumenty znikną z obiegu. Zatrudniamy osoby, które zajmują się utrzymaniem zieleni miejskiej lub drobnymi robotami drogowymi. To pracownicy fizyczni, z których niektórzy mają wykształcenie niepełne podstawowe. Likwidacja papierowych dokumentów mogłaby tu znacznie utrudnić codzienną pracę. Ponadto nie każdy z nich zna się na obsłudze komputera – powiedziała Patrycja „Obserwatorowi Gospodarczemu”. Na co dzień pracuje w miejskim zakładzie usług komunalnych na południu Polski, w dziale kadr i płac.

W Internecie robimy już zakupy oraz trzymamy pieniądze w bankach, które nie posiadają fizycznych placówek. To pokazuje, że możliwe jest przeniesienie także mechanizmu obiegu dokumentów do wersji elektronicznej. Z tych rozwiązań korzystamy już dzisiaj. W wielu przypadkach nadal niezbędne są jednak dokumenty papierowe.

Niektóre firmy będą działać tylko na podstawie papierowej dokumentacji, a inne – tylko na elektronicznej. To analogiczna sytuacja, jak zaraz po powstaniu Microsoft Word w 1983 r. Część firm miała już komputery i tworzyła korespondencję w edytorze tekstu, a inne – na maszynie do pisania. Choć Internet mieliśmy w Polsce już od grudnia 1991 r., a komputery były popularne w wielu przedsiębiorstwach – nadal nie wysyłaliśmy sobie maili, a jedynie faksy. Ta sytuacja zmieniała się stopniowo. Tym razem najprawdopodobniej będzie podobnie.

– Analizując wyniki badań warto zauważyć, że jedynie 18% badanych nie było w stanie podać spontanicznie żadnego opisu elektronicznego obiegu dokumentów. Pozostałe 82% wskazywało przede wszystkim na prostotę i szybkość wymiany dokumentów drogą elektroniczną, możliwość ich autoryzacji, odejście od tzw. papierologii, względy ekologiczne, a także kwestie bezpieczeństwa, w tym również fizycznego, związanego z pandemią. Oczywiście te opinie różnią się od siebie, ale pozwalają też wysnuć wniosek, że większość Polaków w takiej czy innej formie miała kontakt z elektronicznymi dokumentami, załatwiali sprawy czy to urzędowe czy prywatne lub zawodowe z pominięciem dokumentów papierowych – tłumaczy Piotr Ciski, prezes zarządu w Symfonia cytowany w raporcie „Paperless 2021” wydanego przez fundację DigitalPoland.

65% badanych przyznało się wówczas, że znają elektroniczny obieg dokumentów, nawet jeżeli nigdy z niego nie korzystali. Natomiast 45% ankietowanych przyznało się, że skorzystało z elektronicznego obiegu dokumentów w ciągu ostatnich 12 miesięcy do celów prywatnych lub zawodowych.

Zobacz także: Media społecznościowe są coraz istotniejsze dla firm. Nadszedł czas nowoczesnego marketingu

– Aż 45% respondentów spośród aktywnych zawodowo Polaków deklaruje, że korzystało z takich rozwiązań. To dużo, jeśli jednak weźmie się pod uwagę, że 35% z nich to osoby które skorzystały wyłącznie w celach prywatnych (np. do wysłania pisma do urzędu) to okaże się, że już tylko 30% wykorzystuje te rozwiązania w firmach. Biorąc pod uwagę, że usługi cyfrowe dla pracowników nie ograniczają się już tylko do pracowników biurowych, to oznacza, że wiele firm nadal będzie stać przed wyzwaniem wprowadzenia cyfryzacji obiegu dokumentów – tłumaczy Jacek Paszek prezes zarządu eDokumenty.

Z badania opracowanego w 2022 na zlecenie Iron Mountain wynikało, że 93% firm dąży do wyeliminowania papierowej dokumentacji do 2027 r. Już wtedy firmy przechowywały średnio 70% swoich zasobów w formacie cyfrowym. Aż 1/3 respondentów przyznała, że przechowuje wewnętrznie ponad 100 tys. pudeł z papierowymi aktami.

Transformacja cyfrowa jest procesem integracji technologii cyfrowej w różne obszary działalności firmy. To nie tylko zmiana sposobu przekazywania sobie dokumentów. To również zmodyfikowanie tego, jak firma funkcjonuje – zarówno pod względem procesów, jak i kultury organizacyjnej. Przedsiębiorstwo inwestuje np. w nowe oprogramowanie, jego utrzymanie, czy pracę specjalisty IT. Pociąga to za sobą jednocześnie automatyzację innych zadań oraz usprawnia pracę. Postęp w tej dziedzinie wydaje się nieunikniony. Co raz więcej firm będzie się decydować na elektroniczny obieg dokumentów. Papier można zgubić, a dokumenty elektroniczne są dostępne także zdalnie.

Twitter liderem w kategorii… dezinformacja. Wyprzedza nawet Facebooka